На кожному підприємстві повинен активно використовуватися такий управлінський інструмент, як бюджетування доходів і витрат (далі – БДР). Що це таке? Спробуємо розібратися в цій статті.
Основні визначення
Кожному суб’єкту господарювання характерна своя система БДР в залежності від вибору стратегії фінансового планування, а також від поставлених цілей. Тому даючи визначення БДР, що це таке і яке його призначення, необхідно розуміти той факт, що в якості управлінських технологій в будь-якій компанії вона спрямована на досягнення власних цілей і використання своїх засобів та інструментарію.
Бюджети складаються як для компанії в цілому, так і для її окремих підрозділів. Складання бюджету доходів і витрат являє собою план роботи, скоординований по всім структурним підрозділам, який об’єднує окремі бюджети і характеризується інформаційним потоком для прийняття управлінських рішень у сфері фінансового планування. В даному бюджеті розглядається в сумарному вираженні планована прибуток і грошові потоки. Таким чином, відповідаючи на питання про те, БДР – що це, можна стверджувати, що це результат безлічі обговорень, а також прийняття рішень у майбутньому про долю підприємства, що сприяє його ефективному оперативного та фінансового управління.
Розрахунки, які здійснюються при формуванні бюджету, дозволяють своєчасно і в повному обсязі визначити суму грошей, необхідну для реалізації прийнятих рішень. В даному випадку мова йде і про формування джерел надходження даних засобів (наприклад, позикові або власні).
Оцінка ефективності БДР
Що це за поняття, і яким чином воно може оцінюватися, можна судити тільки вже в панируемом періоді. Так, від того, наскільки проявляється ступінь гнучкості суб’єкта господарювання, завдяки передбаченню результатів управлінських дій, залежить ефект від розробки бюджету. Фінансове планування і бюджетування передбачає визначення базових установок для кожного окремого напряму діяльності суб’єкта, а також розрахунок різних варіантів з підготовкою відповідних дій на ймовірні зміни у внутрішній і зовнішній середовищі.
Функції бюджету
Дані функції залежать від фази формування БДР та його реалізації. На самому початку звітного періоду цей фінансовий документ є планом продажів, витрат та інших фінансових операцій у наступному році. До кінця звітного періоду він вже грає роль оцінювача (вимірника), за допомогою якого з’являється можливість порівняти фактичні і планові показники для внесення коректив у подальшу діяльність підприємства.
Функції БДДС і БДР схожі і можуть бути представлені наступним переліком:
- аналітична (корекція стратегії, переосмислення ідеї, постановка нових цілей і аналіз альтернатив);
- фінансове планування;
- фінансовий облік (необхідно обмірковувати і враховувати вже вчинені дії в попередньому періоді для прийняття правильних рішень у майбутньому);
- фінансовий контроль (порівняння поставлених завдань та отриманих результатів, виявлення слабких і сильних сторін);
- мотиваційна (осмислення сформованого плану, покарання у разі зриву його виконання і заохочення за виконання і перевиконання його);
- координаційна;
- комунікаційна (узгодження планових показників структурних підрозділів підприємства, знаходження компромісів і закріплення відповідальних виконавців за тим чи іншим пунктом плану).
Порівняння БДДС і БДР
БДР (бюджет доходів і витрат), як і БДДС (бюджет руху грошових коштів) – основні фінансові документи, які повинні бути пред’явлені, наприклад, банківській установі при отриманні кредиту. Однак між цими двома поняттями існує деяка різниця:
- БДДС використовує касовий метод, БДР – метод нарахувань;
- БДР являє собою планування чистого прибутку, а з використанням БДДС плануються грошові потоки;
- в БДР знаходить відображення цифровий матеріал без таких непрямих податків, як ПДВ і акцизи, а в БДДС всі показники зазначаються з урахуванням цих податків;
- ці два документи мають відмінності за структурою: в БДР є статті, що стосуються амортизації та переоцінки, а в БДС присутні статті з одержання та повернення запозичених коштів;
- і, звичайно ж, розбіжності в призначенні цих документів: БДР служить для розрахунку планової собівартості, рентабельності, виручки і прибутку, а БДДС потрібен для відстежування грошових потоків по касі і на рахунках підприємства.
Основні етапи бюджетування на підприємстві
Перший етап полягає у формуванні фінансової структури та спрямований на розробку моделі такої структури, яка б дозволила встановити відповідальність виконання самого бюджету, а також контроль джерел походження доходів і виникнення витрат.
Другий етап передбачає формування структури бюджетів і визначено у вигляді загальної схеми зведеного бюджету суб’єкта господарювання. На цьому етапі особливу увагу заслуговують статті витрат у бюджеті підприємства.
За результатами реалізації третього етапу відбувається формування обліково-фінансової політики підприємства. Іншими словами, створюється звід правил ведення бухгалтерського, оперативного і виробничого обліку з урахуванням обмежень, прийнятих при складанні бюджету та контроль його виконання.
Четвертий етап пов’язаний з розробкою порядку та процедур моніторингу, планування та аналізу, в разі виникнення – причин його невиконання.
І, нарешті, п’ятий етап пов’язаний вже з безпосереднім впровадженням системи бюджетування. Включає в себе роботи, виконання яких пов’язано з складанням фінансового та операційного бюджетів на майбутній період, проведення відповідного аналізу, за результатами якого часто можуть вноситься деякі коригування в бюджети. В результаті повинні бути сфомированы доходи і витрати підприємства у необхідних розмірах.
Три підходи до процесу бюджетування
В сучасній літературі виділяють три підходи, за допомогою яких формуються статті БДР:
- «знизу вгору»;
- «зверху вниз»;
- комбінований.
Перший підхід використовується на великих підприємствах, на яких керівниками структурних підрозділів складаються бюджети відділів або ділянок, які в подальшому зводяться в бюджети цеху або заводу в цілому. Обов’язковою умовою організації формування бюджету є узгодження керівниками середньої ланки показників з вищим керівництвом компанії.
Приклад БДР другого підходу показує, що процес бюджетування здійснюється вищим керівництвом, а менеджери підрозділів нижнього рівня залучаються мінімально.
Третій підхід є найбільш збалансованим і сприяє уникненню негативних наслідків двох попередніх підходів.
Переваги бюджетування
Як будь-яке економічне явище, бюджетування має як позитивні, так і негативні сторони. До переваг можна віднести:
- сприяє мотивації та позитивного настрою колективу;
- координує роботу колективу в цілому;
- завдяки регулярно проведеного аналізу дозволяє вчасно коректувати бюджет;
- є інструментом зіставлення запланованих і фактичних результатів.
Недоліки бюджетування
Серед основних недоліків необхідно виділити наступні:
- розбіжності в сприйнятті бюджетів у різних людей;
- дорожнеча і складність здійснення процесу бюджетування;
- відсутність мотивації бюджету, якщо він не доведений до відома всіх співробітників.
