Люди, які працюють віддалено, організують удома офісне місце. Нерідко там накопичується величезна кількість паперів. Завдання їх систематизувати здається дуже важким. З нею можна швидко впоратися, якщо застосувати корисні поради.
Налаштуйте систему сортування
Упорядкування паперів має стати щоденним завданням. Не відкладайте цю справу, присвятіть розгрібанню мотлоху всього п’ять хвилин на день. Встановіть сортувальник паперів, у якому передбачте два відділення: документи, які потребують негайної відповіді та ті, що допускають відстрочку.
Підготуйте матеріали для вторинної переробки
Встановіть контейнер для макулатури в коридорі. У нього можна відразу викидати рекламні листівки та каталоги, додавати чернетки, непотрібні офісні папери. Пізніше все надішліть на вторинну переробку.
Перейдіть до цифрового формату документів
Це стосується рахунків та банківських виписок. Підключіть електронні повідомлення, квитанції, які почнуть надходити на пошту. Можливо, так буде простіше не забувати про їхню оплату. Відпишіться від розсилок, що надходять у паперовому вигляді.
Створіть сховище
Після використання системи сортування зверніть увагу на тип документів, які потрапляють у кошик для тривалого зберігання. Тут можуть бути папери щодо кожного члена сім’ї. Розділіть їх на кілька категорій, не тримайте те, що не застосовуватимете.
Залежно від обсягу можна використовувати такі варіанти зберігання:
- Папки із файлами. Вони зручно покласти важливі документи, податкові форми. Кожну підпишіть або виділіть кольором, щоб легко орієнтуватись.
- Організатори. Вони можуть бути окрасою домашнього офісу. Придбайте кілька аксесуарів різного кольору. Покладіть окремо папери, які стосуються будинку, медичні документи, папки для кожного члена сім’ї.
- Карткові шафи. Вони необхідні тим, хто має велику кількість паперів, які потрібно зберігати тривалий час. Розділіть всю інформацію за категоріями, щоб не виникло труднощів під час пошуку.
