Организовать мероприятие не так-то просто, как кажется на первый взгляд. Слишком много деталей нужно учесть, важна каждая мелочь. Есть основные моменты, от которых необходимо отталкиваться. Четкий, детальный план поможет вашей компании увеличить узнаваемость бренда или найти новых партнеров.
Цели и средства
Необходимо определиться с целями мероприятия и его целевой аудиторией: кого и зачем необходимо приглашать. Этот фактор в дальнейшем поможет планированию концепции мероприятия и написанию сценарию программы (если она запланирована). Важнейшим фактором также является бюджет мероприятия. От этого фактора зависит его уровень – площадка, фуршет, развлекательная часть или деловая часть. Развлекательная часть подразумевает под собой приглашенных музыкантов, танцоров, ведущих, различные шоу. А деловая – спикеров, лидеров мнений и прочее.
Явки и пароли
Определиться с местом для организации вечеринки или делового ужина также важно, как и подобрать корректное время. Площадка не должна быть удаленной и обязана соответствовать теме вечера. Свадьба или презентация, деловой обед или конференция, день рождения и мальчишник – все эти торжества имеют свою специфику в подборе места. Очень важно подобрать удобное время. Деловой ужин лучше запланировать, например, на 17:30, время, когда еще можно удобно доехать до пробок. День рождения в воскресенье можно провести в обед, а в пятницу можно встретиться в 20:00, после работы.
Тайминг (от англ. Time – время)
Планируя мероприятие необходимо составить четкий план событий и ответственных. Встреча гостей, декорации, рассадка, музыка, грим ведущих, фуршет, звук, встреча фотографа – все это необходимо проработано заранее. Необходимо обзвонить всех участников и предупредить всех ответственных . В идеале составить специальный план на бумаге и все это прописать, включая имен ответственных и телефонов артистов. Если мероприятие деловое, то особенно необходимо оформить входную группу символикой организации, заказать необходимую полиграфическую продукцию, в , например.
Работа на мероприятии
Мероприятие не деловое, то важно не расслабляться и уделять максимум внимания гостям. На сотрудниках должны быть бейджи, необходимо обмениваться при знакомстве визитками, которые можно напечатать . Важно продумать каждую мелочь и возможно даже сам диалог (как представлять себя, компанию).
Организация мероприятия задача интересная. Итог грамотного планирования позволит чувствовать по исходу вечера уставшим, но довольным.
