Зміст:
- Як планувати день, щоб виконувати «потрібні справи»
- Що робити, якщо ваш робочий розклад неможливо передбачити?
- Як позбутися від непотрібних справ
- Як ввічливо сказати «ні»: 12 фраз
- Як позбавитися від тих, хто витрачає ваш час: 4 способу
- Як показати, що ви не хочете, щоб вас турбували: 6 порад
Продовжуємо полегшувати собі життя, виключаючи з неї непотрібні справи. Сьогодні навчимося правильного планування, в тому числі і при непередбаченому робочому розкладі, а також освоїмо способи говорити «ні», відповідати тим, хто витрачає ваш час, і показувати, що ви зайняті.
До змісту
Як планувати день, щоб виконувати «потрібні справи»
В кінці кожного робочого дня складіть список справ на завтра і розподіліть їх за групами:
A — я повинен зробити це завтра. Завтра я не ляжу спати, поки не виконаю цю задачу. Планети зійдуть з орбіт, зірки впадуть з неба, якщо я не закінчу ці справи.
Б — було б чудово зробити це завтра, але не обов’язково.
— Я не збираюся робити це, принаймні завтра.
Р — я можу делегувати цю задачу. Вона буде виконана, а мені не доведеться робити це самому. Відмінно!
А на наступний день розберіться з пунктами списку із груп A і Р і спокійно йдіть додому.
Вже чую, як ви питаєте: «А як же завдання з групи Б?». Ніколи не відкладай на завтра те, що можна зробити сьогодні. Хіба не про це говорить відоме прислів’я? Але набагато правильніше міркувати таким чином. Якщо що-то необов’язково робити сьогодні, значить, це можна зробити в майбутньому. Якщо це можна зробити в майбутньому, є ймовірність, що обставини можуть змінитися, і цього не потрібно буде робити взагалі. В такому випадку безглуздо витрачати на цю задачу час. Втім, таке трапляється нечасто, але як приємно, коли все ж таки трапляється!
Що станеться, якщо в кінці дня, коли пора додому, справа з групи A виявиться не закінчено? Тоді вам стане зрозуміло, що спочатку це було завдання не з групи А. Чим жорсткіший відбір завдань групи А, тим краще така схема буде працювати.
А що якщо протягом дня з’являться якісь нові завдання? Що ж, в такому разі вам потрібно знову розподілити їх по групах A, Б, В або Г і діяти відповідно. Але не забувайте, що завжди є можливість поміняти місцями одну зі справ групи А з завданнями інших груп: «Я можу зробити (виконати нове завдання), але тоді я не зможу зробити інше (завершити поточну задачу)».
До змісту
Що робити, якщо ваш робочий розклад неможливо передбачити?
Можливо, ви один з тих, чия робота залежить від обставин. Тобто значна частина вашого часу йде на реагування на непередбачені запити. Припустимо, ви працюєте в службі підтримки, на телефон гарячої лінії або керуєте командою співробітників, які можуть у будь-яку хвилину звернутися до вас зі своїми проханнями та проблемами.
Метод ввічливої відмови не годиться? Швидше за все, це так, адже ви зобов’язані розглядати всі вступники питання. Але планувати можна навіть непередбачуване! Наступний метод — спеціально для вас.
Протягом п’яти днів записуйте, скільки часу ви витрачаєте, відповідаючи на запити. Наприклад, це може виглядати наступним чином — в годинах:
Пн 5
Вт 3
Ср 3
Чт 2
Пт 7
Складіть всі ці години, і у вас вийде 20. Розділіть суму на 5 (кількість днів у робочому тижні), і ви отримаєте 4. Ця цифра говорить про те, що в середньому ви витрачаєте на подібну роботу по чотири години в день. А тепер внесіть ці чотири години в своє щоденне розклад.
Продовжуйте стежити, скільки часу вам потрібно на вирішення подібних задач, тому що воно може змінюватись. Можливо, воно змінюється в залежності від часу року або певного місяця/року/кварталу.
До змісту
Як позбутися від непотрібних справ
Від завдань, які не проходять через фільтр, потрібно позбавлятися. Для цього треба лише навчитися говорити «ні». Уточнимо — говорити «ні» ввічливо.
Один із слухачів мого онлайн-курсу нещодавно написав мені про те, як він сказав «ні» і яку радість він відчував: «Я зміг відмовитися від тригодинний поїздки з трьома дітьми віком до 6 років, і незабаром після цього, всього півтори години тому від ще однієї такої ж двогодинної поїздки. Обожнюю це відчуття полегшення!».
Як би дивно це не звучало, але бездіяльність вимагає зусиль. Ці зусилля докласти необхідно для того, щоб непотрібні справи зникали. Однак нам хочеться, щоб для позбавлення від таких непотрібних завдань було потрібно значно менше зусиль, ніж для їх виконання.
Деякі справи взагалі не варті нашої уваги. Проте недостатньо сказати, що ми не будемо їх робити. Потрібно знайти спосіб остаточно позбутися від таких справ, щоб вони не продовжували мучити нас, змушуючи знову і знову до них звертатися.
До змісту
Як ввічливо сказати «ні»: 12 фраз
«Можете дати мені час подумати?» (І — в ідеалі — справа зникне сама собою.)
«Ні, дякую».
«Це не входить в мої посадові обов’язки».
«У мене є інша робота / домашні справи».
«На даний момент це не входить в мої пріоритети».
«Найближчим часом я не зможу цього зробити».
«Я зможу це зробити не раніше наступного тижня (будь-яка інша дата)».
«Чому б замість цього нам не зробити щось більш цікаве?» (Використовується скоріше в особистому житті, а не на роботі!)
«У мене болить голова».
«Вибачте, у нас вже є інші домовленості/плани».
«Я зараз зайнятий, ви можете повернутися до цього питання пізніше, скажімо, завтра?»
«Я можу це зробити (те, про що вас просять), але тоді я не зможу зробити ось те».
Як тренувати навички говорити «ні» ввічливо? Виберіть п’ять підходящих для вас способів говорити «ні». Протягом дня намагайтеся використовувати кожен з них хоча б один раз.
До змісту
Як позбавитися від тих, хто витрачає ваш час: 4 способу
На час відпустки складіть лист автоматичної розсилки наступного змісту: «Я збираюся у відпустку і до (дата) буду відсутнім. Тому зв’язуйтеся зі мною тільки після мого повернення». (Життя надто коротке, щоб переглядати сотні електронних листів, більшість з яких до моменту вашого повернення стануть неактуальними.)
Скажіть: «Не могли б ви надіслати мені це на електронну пошту?». Саме так постійно роблять служби підтримки — і спрацьовує механізм «візьміть квиток»: перша перевірка серйозності питання, з яким ви звернулися. Якщо надіслати електронний лист вам не готові, ви маєте всі підстави припускати, що, швидше за все, проблема зникне сама собою.
Не передзвонюйте на пропущений дзвінок, якщо вам не залишили голосового повідомлення. Швидше за все, питання не дуже важливий.
Замість того, щоб на все погоджуватися, кожен раз цікавтеся терміном виконання завдання. У два рази збільшити терміни і запитайте, чи підійде такий варіант. Наприклад, опівдні до вас приходять з проханням: «Зможеш закінчити до кінця робочого дня?». Запитайте, чи влаштує до обіду наступного дня. Або вас запитають: «Зможеш закінчити наступного тижня?» Скажіть: «Не впевнений, що зможу зробити це за тиждень. Але за два тижні упораюся». Ви здивуєтеся, наскільки часто ви почуєте відповідь: «Добре, дякую». Напевно ви можете згадати ситуацію, коли ви зі шкіри геть лізли, щоб встигнути вчасно, а в підсумку той, чию прохання ви виконували, говорив: «Відмінно. Хоча можна було зробити і наступного тижня».
До змісту
Як показати, що ви не хочете, щоб вас турбували: 6 порад
Зробіть табличку з написом «Ваше невміння планувати — не моє термінове справу» і повісьте її в своєму кабінеті. (Я знаю тих, хто, побачивши таку табличку, просто розвертався і йшов!)
Закрийте двері. Сказане передбачає, що
a) у вас є двері; б) вона зазвичай відкрита.
Тому коли двері буде закрита, всі будуть знати, що за нею відбувається щось серйозне.
Сидячи за робочим столом, надягніть навушники.
Не відповідайте на телефонні дзвінки.
Йдіть туди, де вас ніхто не потурбує. Найкраще рішення — знайти якесь місце, в якому вас не припускають знайти. Тут вся надія на принцип «з очей геть — з серця геть»: в результаті вас не будуть просити зробити щось. А це означає, що ви зможете витратити виграний час на важливі справи. Тому підіть в іншу частину будинку, на інший поверх або в інший відділ. Займіть конференц-зал і працювати там. Або в кімнаті відпочинку / кав’ярні. Попрацюйте будинку, якщо це можливо. А якщо немає, спробуйте поборотися за те, щоб мати таку можливість.
Перевіряйте свою електронну пошту тільки один або два рази в день. Це побитий рада (як і рада відключити на своєму комп’ютері миготливе оповіщення (або звуковий сигнал) про нові вхідні листи), але дуже корисний.
Стаття надана видавництвом “Манн, Іванов і Фербер”
