Фінансові і бухгалтерські документи – це своєрідна основа всієї сукупності робочих процесів на підприємстві. Документообіг – це сукупність таких паперів, серед яких левова частка відведена первинної документації. Саме тому багато компаній працюють над тим, щоб удосконалювати робочі процеси, пов’язані з фінансовою документацією, скоротити витрати часу, матеріалів і фінансів на кожній ділянці, виключити людський фактор. Існує кілька способів добитися необхідного ефекту. Одним з них, і найбільш ефективним є організація документообігу за допомогою електронних технологій.
Така система дозволяє оптимізувати всі процеси, пов’язані з фінансовими паперами підприємства, зробивши такий документообіг безпаперових. Однак для початку варто визначитися, що документообіг – це складна система взаємодії на будь-якому підприємстві, в роботі якої необхідно добре розбиратися. Тільки так можна гарантувати якісне виконання отриманих завдань і команд.
Основні особливості
Документообіг – це життєвий цикл фінансового документа від того моменту, коли він був створений, до того, коли було завершено його функціональне призначення. Цей термін може відноситися не тільки до бухгалтерського взаємодії, але і до виробничого, кадрового, складського, торгового, офісного, комерційним.
Організація документообігу пов’язана з певними проблемами:
– тимчасові втрати;
– втрати документів на шляху прямування;
– здача звітності не вчасно;
– паперові архіви далекі від досконалості.
Рішення проблеми
Вищеописані складності можна вирішити кількома шляхами. Вони всі пов’язані з реорганізацією та реструктуризацією всіх процесів, з якими має справу документообіг. Зразок подібного рішення – це готова програма для використання на підприємстві. Зокрема, такі рішення пропонуються компанією 1С.
Для компаній будь-якого масштабу організація подібного заходу являє собою процес складний, багатоступінчастий і досить витратний. Для цього потрібно досить багато часу і ресурсів. Реорганізувати діловодство та документообіг можна за допомогою виключно професіоналів високого класу. І тут виникає безліч питань, пов’язаних з тім, чиїми силами проводити подібні заходи у масштабах цілого підприємства.
Необхідність у додатковому персоналі
Організація документообігу може вимагати включення до складу підприємства спеціального відділу, який буде здійснювати не тільки роботу з налагодженням всієї системи, але і нести відповідальність за кінцевий результат. Природно, якість роботи від такого рішення тільки виграє, однак подібний метод добре проявивши себе при вирішенні окремих проблем, а для зміни всієї структури взаємодії на підприємстві цього буде недостатньо. І подібне рішення має недоліками, і досить істотними.
Досить складно відшукати співробітників, які мають необхідну кваліфікацію і рівень компетенції в даному питанні. В організаційну структуру і штатний розклад компанії потрібно вносити цілий комплекс змін. Підприємство понесе зайві витрати на фонд оплати праці та обладнання додаткових робочих місць. А найважливіший момент стосується того, що без усунення ручної праці сенс такої реорганізації повністю зникає. Людський фактор пов’язаність язаний з виникненням механічних помилок, здатних спричинити за собою порушення робочих процесів з документами.
Залучення сторонньої організації
Щоб організувати електронний документообіг, можна звернути до послуг сторонньої організації, на яку і буде покладена відповідальність за збір і повноту всієї інформації, її подальшу обробку, правильне архівування та зберігання всієї документації. Однак і в цьому випадку є певні недоліки. Діловодство та документообіг, організований такими організаціями, може обійтися в досить значно суму. Контроль роботи таких сторонніх компаній буде неповним, що іноді пов’язаність язано з новими проблемами. Відсутня гарантія повної конфіденційності, тобто у вас немає гарантії того, що не станеться витік цінної інформації. Якщо процес не позбудеться ручної праці, то подібна реорганізація стані схожа на зміну шила на мило, так як витрати виростуть, але нічого не зміниться. Неправильно продуманий графік документообігу може привести до появи нових складнощів в роботі.
Автоматизація
Компромісним і вірним рішенням буде використання потенціалу власних співробітників, при цьому використання додаткового стороннього розробника для впровадження автоматизованої системи електронного документообігу. Автоматизація будь-яких виробничих процесів виправдовує себе повністю. Не виняток і цей випадок. Система електронного документообігу оптимізує і вдосконалює робочі процеси, зв’язки пов’язані з фінансовими, бухгалтерськими та іншими паперами, завдяки чому робота всього підприємства буде ще більш ефективною. Цей метод слід розглянути..
Етапи впровадження
Електронний документообіг організується в кілька етапів. На першому з них проводитися комплексне обстеження компанії, зацікавленої у впровадженні. Досвідчені фахівці зазвичай проводять аналіз, вивчають маршрути руху шкірного документа, всі особливості цього процесу, отримують певне уявлення про структурі та спеціалізації підприємства. Далі визначається, які у замовника є потреби. Клієнт вказує свої вимоги до функціоналу системи, кількості місць, що потребують автоматизації, метою яке було запущено процесу та інших. З урахуванням всієї отріманої інформації розробляється план дій, здатний допомогти у вдосконаленні та оптимізації документообігу організації. За даним проектом готується технічне завдання, підбирається необхідне програмне оснащення, яке буде використовуватися, щоб запустити графік документообігу. Не виключена необхідність придбання і використання особливого обладнання.
Після всього цього відбувається безпосереднє впровадження нової системи, її запуск і перше тестування, настройка. Такий проект передбачає, що буде проводитись навчання користувачів. Зазвичай документообіг 1С аудитується компаніямі з подальшим обслуговуванням системи, технічною підтримкою, а також доопрацюванням та оновленням, якщо в цьому виникне необхідність.
Особливості СЕД автоматизовуваних
Після опису основних етапів автоматизації процесу можна розкрити таке поняття, як електронний документообіг, повністю. Під цим розуміється повноцінна багатокористувацька система управління, яка являє собою великий архів бухгалтерської документації, якщо говорити про фізичної реалізації. Завдяки впровадженню системи вдається домогтися оптимізації процесів роботи з документами на різних рівнях. Організувати бухгалтерський документообіг у формі електронного архіву досить складно, при цьому вдається домогтися надійності бази даних, де здійснюється не тільки зберігання фінансових паперів, але і здійснення з ними різноманітних операцій, необхідних для повноцінного функціонування всієї системи управління бухобліком.
Користь від впровадження
Новий графік документообігу вирішує масу проблем, зокрема працівники будуть економити до 80% часу, який раніше вони витрачали на паперові носії. Автоматизація зберігання документів відкриває широкі можливості в плані зберігання декількох версій одного і того ж документа, які будуть доступні для роботи та оновлення інформації в онлайн-режимі. Документообіг 1С – це чудова можливість для того, щоб відстежувати і знаходити цікаві файли буквально за кілька секунд. В електронній пошті архіві знайті потрібний документ набагато простіше, ніж в традиційному паперовому.
На друк документів потрібно витрачати досить значні суми грошей, а після того, як буде впроваджена система електронного документообігу, відпаде необхідність роздруковувати так багато паперів. В результаті буде відзначена значна економія фінансових коштів. Це відбувається завдяки прискоренню процесів автоматичного документообігу, зниження середньої вартості обробки шкірного документа, підвищенню продуктивності всієї системи.
Система розмежування повноважень
До деяких документів можна обмежити доступ. Це дозволить вберегтися від витоку, крадіжки, а також небажаної втрати важливих документів. Система сама контролює наявність всіх необхідних документів, у працівників постійно є можливість відстежувати наявність того чи іншого документа. Система документообігу дає можливість декільком співробітникам проводити одночасну роботу з одним і тим же документом, що виключає необхідність у створенні безлічі паперових копій.
Об’єднання архівів
Основна особливість електронного архіву полягає в тому, що всі документи розташовані в одному централізованому сховищі. З допомогою такого рішення робота з СІЛ стає більш простою і вигідною, особливо це стосується холдингів, груп компаній, дилерських, філіальних і інших мережевих структур. Кошти економляться і на оренду окремих приміщень, офісів, у яких раніше розміщувалися децентралізовані архіви на паперових носіях.
Додаткові переваги
Так як всі документи знаходяться в одному місці, пройшли грамотну обробку, передані в архів вчасно, якісно проконтрольовані і можуть бути знайдені в будь-який момент, можна звести до нуля будь-які ризики, пов’язані з податковими перевірками.
Чому віддати перевагу?
На російському ринку інформаційних технологій ВЕН стають все більш популярними, проте найчастіше це вузькоспеціалізоване програмне забезпечення, яке розроблялося під вирішення цілком конкретних завдань. Купуючи його, клієнт зможе вирішити тільки типові завдання, поширені на більшості підприємств. Індивідуальні завдання будуть невирішеними, що зводить до нуля ефект від впровадження подібної технології. Тому повноцінна автоматизація можлива тільки у разі придбання системи, здатної вирішити всі завдання клієнта, враховувати всі індивідуальні особливості замовника. Електронний документообіг – це високотехнологічна платформа розпізнавання, сканування і обробки паперових документів. У подібне рішення закладений базовий функціонал, який можна переробити під завдання конкретного підприємства.
Вигоди від впровадження СЕД
Час, що витрачався на підприємстві на обробку документів, помітно скорочується. Поступово вся документація переміщається в централізований електронний архів, де паперу зручно і просто знаходити при необхідності. Будь-які переміщення документа легко відстежувати. З електронними версіями фінансових, бухгалтерських та інших паперів можна працювати колективно. До файлів розмежовуються права доступу. Процес знаходиться під повний контролем. Друк паперових носіїв не потрібно, що забезпечує скорочення фінансових витрат. Середня вартість обробки одного об’єкта падає в кілька разів. Штрафи та податкові ризики мінімізуються.
Висновки
Система документообігу вимагають вдосконалення, тому кожне підприємство рано чи пізно приходити до того, щоб перевести систему в електронний вигляд. Зробити це самостійно досить проблематично, так як тут потрібне залучення цілого штату кваліфікованих фахівців у цій галузі: консультантів, аналітиків, розробників, програмістів. Тільки вони здатні впровадити систему, отримавши максимально ефективний результат.
