Після реєстрації бізнесу в Польщі — незалежно від того, чи це JDG, чи Sp??ka — фрілансер стикається з наступним етапом: облік і звітність. Правильне виставлення фактур, ведення дохідної частини та підготовка до податкових перевірок — це не лише юридичний обов’язок, а й запорука фінансової безпеки. Для багатьох мігрантів ці питання викликають складнощі через мовний бар’єр, різницю в правилах і страх перед податковою.
Почнемо з виставлення фактур. У Польщі всі підприємці зобов’язані видавати фактури при наданні послуг або продажу товарів. Для цього не обов’язково мати касовий апарат — достатньо електронної системи. На сайті “бухгалтер Польща” довідаєтеся більш детальніше.
У фактурі має бути вказано NIP обох сторін, опис послуги, сума нетто, ставка й сума податку (або вказівка на zwolnienie z VAT). Деякі категорії фрілансерів, зокрема ті, що працюють на rycza?t, звільнені від ПДВ, але зобов’язані зазначити підставу звільнення. Щоб уникнути помилок, краще скористатися бухгалтерським сервісом для IT-фахівців, де фактури формуються автоматично польською та англійською мовами.
Порада: ведення бізнесу — це не лише виставлення інвойсів, а й правильний облік кожної злотувки. Якщо хочете працювати легально та без стресу, зверніться до бухгалтера в Польщі, який говорить українською. Він допоможе автоматизувати облік, налаштує документообіг і підготує вас до спокійної податкової звітності.
Облік доходів залежить від обраної системи оподаткування. При rycza?t потрібно лише фіксувати надходження — без обліку витрат. У випадку PIT (лінійного або загального) необхідно вести книгу прибутків і витрат (KPiR), а також зберігати всі рахунки й документи, які підтверджують витрати. Для Sp??ka з o.o. ведеться повна бухгалтерія з балансовими звітами, що вимагає професійного супроводу.
Фрілансерам також важливо розуміти, як підготуватись до звітності перед податковою (Urz?d Skarbowy). Щомісячно або щоквартально подається декларація JPK (Jednolity Plik Kontrolny), а в кінці року — річна декларація PIT-36, PIT-36L або CIT-8 для Sp??ka. Варто зберігати всю документацію в електронному вигляді мінімум 5 років. Невчасна подача або помилка в звіті може спричинити штраф.
Особливу увагу слід приділяти доходам з-за кордону. Якщо ваш клієнт із США або Німеччини, і ви не зареєстровані як платник VAT-UE, вам все одно потрібно вказувати ці доходи у звітності. Часто саме тут виникають помилки через непорозуміння у транскордонному обліку. Саме тому фахівець, який розуміє специфіку фрілансу, є важливим партнером на старті.
