Згідно з вітчизняним законодавством, всім організаціям наказано зберігати вільні фінанси в банку. При цьому більшу частину розрахунків юридичні особи повинні здійснювати між собою в безготівковій формі. Для готівкового обігу потрібна каса, співробітник, який буде з нею працювати, і книга, в якій буде вестися облік операцій. Далі розглянемо детальніше особливості заповнення документації. 
Касова книга: навіщо вона потрібна і як її вести?
Як показує практика, в більшості організацій оборот коштів здійснюється в безготівковій формі. Однак це зовсім не означає, що в ході діяльності цих компаній не використовуються готівку. Якщо існує хоча б невеликий відсоток угод, що укладаються з використанням банкнот, то на підприємстві повинна бути касова книга. Як правильно вести цей журнал? Хто повинен вносити інформацію в нього? Ці питання турбують багатьох підприємців. Необхідно зазначити, що за законом з 2014 року підприємства, на яких є журнал обліку доходів і витрат, можуть не оформляти ордера за операціями з готівкою грошима. Відповідно, касова книга, зразок заповнення якій буде описано далі, ними може не вестися. Тим не менш, деякі підприємці продовжують її використовувати. Однак багато які організації здійснюють її складання невірно. Для того щоб уникнути проблем з податковою інспекцією, санкцій та інших стягнень, слід з усією уважністю поставитися до виконуваних операцій і знати, як правильно вести касову книгу.
Нормативна база
До вступу в силу нових рекомендацій з обліку операцій з готівкою в законодавстві не було прямих вказівок на те, що у всіх підприємців повинна бути касова книга. Зразок заповнення також не був встановлений. У практиці арбітражних судів мали місце випадки, коли рішення приймалося на користь підприємців, які не враховують операції з готівкою в журналі. З 2012 року був прийнятий Порядок заповнення касової книги. Інструкція наказує обов’язкову наявність журналу за операціями всім підприємцям, незалежно від того, яка система оподаткування ними використовується, якщо вони здійснюють операції з готівкою. За невірне складання документації і інші порушення облікової дисципліни, які будуть виявлені при перевірці, на організацію може накладатися стягнення у вигляді штрафу. 
Характеристика документа
Перш ніж розповісти, як правильно вести касову книгу, слід роз’яснити, що вона собою являє. З наведеної вище інформації ясно, що це спеціальний журнал для запису всіх операцій з готівкою. Крім того, касова книга включена в перелік документації бухгалтерської звітності. Постановою Держкомстату затверджена форма облікового журналу. Вона іменується КО-4. Правильний порядок заповнення касової книги визначено відповідним Положенням. Приписи були затверджені Центробанком в 2011 році. Знання про те, як правильно вести касову книгу, дуже важливі, оскільки контролюючі інспекції перевіряють її досить часто. На кожен рік складається новий документ.
Зразок заповнення і ведення касової книги: основні положення
Документ складається з 50 або 100 сторінок. Що стосується питання, коли потрібно вести касову книгу, то у відповідності з законодавством встановлено, що журнал складається з початку року і по зростаючій. На титульному аркуші проставляється період дії документа. Якщо журнал закінчився до закінчення року, складається новий. Запису не перериваються і тривають із збереженням хронологічній послідовності. На титульному аркуші нового журналу вказується дата початку і закінчення його складання. У цьому випадку послідовність документів буде легко визначити. Як правило, підприємство набуває вже готову, надруковану в друкарні касову книгу, з розкресленими стовпцями і графами. Можна складати документ в електронному вигляді (як правильно вести касову книгу в такому форматі, буде розказано нижче). Всі сторінки нумеруються відразу у всьому журналі. Загальна кількість аркушів проставляється в кінці (на останній сторінці). Зазначене кількість засвідчується підписами керівника та відповідального особи. Прошитую книгу опечатують сургучевою або мастичною печаткою. 
Відповідальна особа
На підприємстві присутній співробітник, у веденні якого знаходиться касова книга. Як правильно вести цей журнал, зазначено у відповідних рекомендаціях, які службовець повинен знати. Цей працівник здійснює операції з готівкою та вносить інформацію про них в документ. Заповнений лист засвідчується підписом. Це означає, що службовець приймає всю відповідальність за виконані операції і внесені відомості на себе. Після закінчення робочого дня працівник передає залишок готівки в бухгалтерію. Разом з ним передається і вся документація – первинні прибутково-видаткові ордери. Заповнений аркуш книги також підписується приймаючим бухгалтером. Якщо останнього немає на підприємстві, підпис ставить керівник. Ця процедура виконується щодня. Щоб здійснювати касові операції, відповідальний працівник, уповноважений начальником, повинен під розпис бути ознайомлений зі своїми обов’язками, правами і відповідальністю. Якщо говорити про те, як вести касову книгу ІП, то сам процес аналогічний тому, який здійснюється в організації. Однак у індивідуального підприємця не завжди передбачений штат співробітників, а зокрема, не обов’язково є відповідальна особа за вчинення та облік операцій з готівкою. Якщо ПІДПРИЄМЕЦЬ працює один, то він і здійснює прийом і витрата коштів. Відповідно, він вносить записи в журнал сам і підписує заповнені сторінки. Тим, хто не знає, як правильно вести касову книгу, поради бухгалтеру, представлені нижче, допоможуть зорієнтуватися у вимогах.
Титульний аркуш
На цій сторінці повинна бути наступна інформація:
- Для юридичної особи – повна назва організації, для ІП – Ф. В. О. підприємця, найменування підрозділу (якщо це філія).
- Час дії журналу. Це може бути рік або певна дата, якщо документів буде кілька.
- ОКПО.
Внутрішня частина документа
Говорячи про те, як правильно оформити касову книгу, слід зазначити, що записи, витратні, так і прибуткові, вносяться на одну сторінку. В кінці дня зводиться залишок і підбивається підсумок. За проведеними операціями складається звіт. Кожен аркуш книги складається з двох частин з лінією відриву. Перша половина – сторінка журналу, в яку вносять відомості про операції. На другій частині складається звіт касира. Можна зігнути аркуш уздовж лінії відриву та вести записи під копірку. Після внесення інформації аркуш розрізається. Перша частина сторінки має бути підшитий. До звіту додаються документи, які підтверджують проведення операцій (ці папери іменують “первинкою”). Наприклад, це може бути виписка з розпорядження, прибутково-касовий ордер, заява на видачу авансу, доручення і так далі.
Внесення інформації в графи
Вгорі сторінки повинна бути вказана дата внесення інформації. Заповнення аркуша починається з графи, де вказується залишок на початок зміни. Тут проставляється сума, яка переноситься з кінця попередньої сторінки. Далі вписується порядковий номер касового ордера. Його вказують у графі “Номер документа”. В наступний рядок вписується той, кому видано або від кого отримана ця папір. Якщо це фізична особа, то вносяться Ф. В. О., якщо юрособа – найменування організації. В наступній графі зазначають номер кореспондуючого рахунка або субрахунка. Вписують відомості, які вказують на спосіб надходження або витрачання готівкових коштів. Наприклад, р/р – рах. 51, зарплата – рах. 70, замовники і покупці – рах. 62. Тут необхідно відзначити, що дані рядки не заповнюються індивідуальними підприємцями. 
Далі йдуть графи “Витрати” та “Прихід”. В них проставляються суми в рублях цифрами. Копійки вказують після коми. Наприклад, сума коштів, що видані, виглядає наступним чином: 129,05 р. Кожна операція фіксується відразу ж після вчинення. Записи робляться лише на підставі первинних документів. У графі “Перенесення” міститься інформація про суму операцій по попереднім рядкам. В кінці необхідно підрахувати загальний результат. Він вноситься в графу “Підсумок за день”. Результат підраховується окремо по виданих грошей і отриманими коштами. Далі записується “Залишок”. Необхідно скласти всю готівку, що надійшла і залишилася з попереднього дня. З цієї суми віднімаються видані кошти. Записана в книзі цифра повинна збігатися з фактичним станом готівки в касі. Ті рядки, які залишилися вільними, слід перекреслити. Це необхідно для того, щоб ніхто не заповнив порожні графи. Робиться це буквою Z. В кінці сторінки зазначаються прізвище касира і бухгалтера. Крім цього, вказується кількість складених за день прибутково-видаткових ордерів. Якщо за день не було проведено жодної операції з готівкою, сторінка залишається порожньою. При цьому залишок, наявний на кінець дня, що переноситься на наступний без коригувань.
Електронний варіант
Повсюдне впровадження комп’ютерних технологій не обійшло стороною і касову книгу. Електронний варіант складання журналу значно полегшує роботу працівників. Для ведення книги використовується спеціальна програма. Вона відображає журнал на екрані комп’ютера. Графи заповнюються так само, як було описано вище. Кожен день відповідальний співробітник вносить необхідну інформацію, а в кінці зміни роздруковує лист. В паперовому варіанті повинно бути дві частини: безпосередньо сам звіт і вкладна половина. Касир підписує сторінку. Якщо у працівника є електронний підпис, то допускається нею користуватися, як і звичайною. Кожна така сторінка нумерується. По завершенні року формується книга з роздрукованих аркушів. На останній її сторінці вказується загальна кількість вкладок. Воно засвідчується підписами та печаткою підприємства. Електронну книгу допускається складати один раз на квартал, а не на рік. Звіти і додається документація відправляються у фінансовий відділ.
Прихід і витрата
Надходження готівки оформляється прибутковим касовим ордером. Квитанція – його відривна частина повинна бути підшита до банківської виписки. Операції з вибуття коштів оформляються, відповідно, одним або кількома видатковими ордерами. При здачі готівки в банк працівникові видають квитанцію і ордер. Перша підшивається до каси, а другий – до виписки. 
Виправлення в журналі
У разі якщо в книзі була допущена описка, не спричиняє суттєвого впливу на звітність, її можна виправити. Виривати листи з журналу категорично забороняється. Не допускається також використання штриха, маркера, підтирання лезом, ластиком та інші аналогічні маніпуляції. Якщо описка не тягне зміни в залишках будь-якого періоду, то її виправлення здійснюється наступним чином: перекреслюється акуратно невірний запис, поряд ставиться правильна. Коригування повинна бути обов’язково завірена підписами. Розписатися повинен сам касир і бухгалтер. Якщо виправлень на сторінці декілька, то кожне з них повинно бути завірено. Якщо допущена серйозна помилка, то касиром складається заява на ім’я головного бухгалтера. Керівником підприємства збирається комісія, яка буде нести відповідальність за виправлення. За допущену помилку складається бухгалтерська довідка. У ній описується характер неточності і метод її виправлення. 
Перевірка звітної дисципліни
Правильність ведення касового журналу має право проконтролювати банківська організація, що обслуговує рахунок підприємства. Про те, що буде проводитися перевірка, керівник сповіщається повідомленням. В банк для оцінки необхідно буде надати вкладні листи, повністю оформлені, звіти касира разом з доданої документацією і авансові папери, якщо гроші видавалися під звіт. У разі якщо перевірка буде зачіпати поточний рік, журнал зшивати немає необхідності (це робиться в кінці року). По завершенні контрольних заходів книга буде повернуто на підприємство. При цьому уповноважений орган видасть акт про виконану перевірку звітної дисципліни. Якщо в документі будуть враховані зауваження, їх необхідно усунути у встановлений контролюючим органом термін. Також правильність заповнення касової книги може перевіряти податкова інспекція. За порушення, виявлені у ході контрольних заходів, які можуть бути застосовані санкції. При цьому слід сказати, що інспектор може накласти штраф на підприємство у випадку, якщо помилки були виявлені протягом двох місяців з їх допущення.
