Як написати офіційного листа

1
4325

У наш час багато ділових переговорів ведуться дистанційно, тому офісному співробітникові важливо знати норми і правила ділового листування. Офіційний лист має безліч форм і є одним з видів дистанційного письмового ділового спілкування. У цій статті збірник порад AnyDayLife розповість, як написати офіційний лист.
Незалежно від виду офіційний лист має схожу структуру і до його складання пред’являються схожі вимоги. Перш за все зверніть увагу на фірмовий бланк. Якщо офіційний лист відправляється традиційною, а не електронною поштою, то наявність бланка обов’язкова, що стосується офіційних електронних листів, то наявність електронної версії бланка або логотипу компанії тільки вітається.На офіційному бланку підприємства розміщують таку інформацію: державний герб (якщо це держпідприємство), логотип, код класифікації підприємства, юридична та поштова адреса, банківські реквізити, телефонні номери.

Згідно з правилами ділового листування, офіційні листи повинні бути зареєстровані. Для цього їм присвоюють номер або індекс. Цей номер проставляють, як правило, у спеціально відведеному для цього місці, наприклад, у верхньому лівому куті під логотипом компанії.

Правий верхній кут офіційного листа займають координати адресата. Спочатку вказують його посаду в певній організації, а якщо перераховується кілька адресатів, то їх посади повинні йти в ієрархічному порядку (наприклад, спочатку директор, потім заступник та начальник відділу). Після зазначення посади в офіційному листі вказують прізвища адресата, відправника та дату складання документа. Зверніть увагу, що біля прізвища відправника прийменник «від» не ставиться. В електронному листі посаду і прізвище адресата зазначають в кінці листа.

Якщо мова йде про офіційний електронний лист, то обов’язково заповнюється поле «Тема». У письмовій формі темою послужить вказівка типу листи (гарантійний лист, повідомлення та ін). Тему потрібно сформулювати чітко, ясно і в той же час коротко, щоб адресат міг відразу зрозуміти, про що йде мова. Якщо електронний лист важливе, йому присвоюють відповідний статус (найчастіше відзначають спеціальним знаком, який може бути у формі прапорця або знака оклику).

Текст будь-якого офіційного листа починається зі звернення. Якщо мова йде про одного адресата, то до нього потрібно звертатися по імені та по батькові, прізвища з доповненням «пан/пані» або із зазначенням посади, наприклад, «Шановний пан директор». Коли мова йде про кількох адресатів, можна вказати, наприклад, «Шановні представники компанії …» або «Шановні панове».

Якщо ви направляєте лист в організацію, з якою в минулому успішно співпрацювали, то після звернення доречно буде в одному реченні стисло засвідчити про ваше ставлення до адресата, наприклад: «Наша компанія висловлює Вам свою повагу (вдячність) …» або «З вдячністю відзначаємо …». Якщо ж ви будете звертатися в організацію вперше або вас в минулому не пов’язували ділові відносини, такого в листі можна не вказувати, а відразу переходити до суті питання.

Безпосередньо при описі питання офіційного листа, навіть якщо мова йде про опис конфлікту, завжди дотримуйтесь норми ввічливості і будьте тактовні. Використовуйте такі конструкції, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу на …», «Цим листом повідомляємо Вам …» і т. д.

 

Висловлюйте свої думки в офіційному листі чітко і лаконічно, не вказуйте загальновідомих фактів, зайвих подробиць і не роздумуйте над питанням, говорячи тільки по суті, адже ніщо так не дратує ділову людину, як порожня трата часу на читання документа, суть якого розтягнута на чотири листа замість чотирьох абзаців.

У більшості видів офіційних листів заключна частина складається з вказаної з лівої сторони посади відправника і праворуч напроти його прізвища та ініціалів підпис, печатка організації проставляють посередині. В електронному варіанті офіційного листа допустимо закінчувати звернення фразою «З повагою» і зазначенням посади і прізвища відправника.

 

 

Загрузка...

 

 

1 коментар

  1. Шановні керівники міста.Ми,не байдужі до Вашого знущання над народом,просимо Вас припинити пропаганду і дурнувату рекламу у місцевому транспорті.Ми не можемо постійно,кожен день і на кожній зупинці слухати пусту болтовню по радіо.Місцевий транспорт не місце для вирішення Ваших проблем.Не треба нам повідомляти скільки зробено всього місцевою владою,скільки звільнилося робочих місць,скільки економних фонарів Ви встановили,скільки грошей зекономили.Не цікаво також про храм діви-марії.,також нам не цікаво,усім мешканцям Вінниці і про музей Коцюбинського,коли і як він з.явився,також не цікаво про міськвиконком слухати,коли з.явився і які послуги надає.Відкриті медичні заклади-нам дуже це цікаво.Нас іще більше цікавить,коли у місцевому транспорті буде тиша.Не потрібно нам Вашої реклами,ні статистики скільки відремонтували тролейбусів,ні субсидії,яку нам принесуть додому.Коли буде потрібно-ми самі дізнаємось.Майте хотьякусь совість,припиніть руйнувати психіку людей,не треба,дуже Вас просимо.Ми не для того Вас вибирали що б робили усе для себе.Треба,хоча б трішки,прислухатьсь до народу.І тоді народ Вас підтримає у всьому.Зробіть,хоча б що-небудь для,для народу-припиніть пусті балачки і місцевому транспорті.Не дратуйтелбдей.

НАПИСАТИ ВІДПОВІДЬ

Please enter your comment!
Please enter your name here