Наводимо порядок: папери і документи. Викиньте все! Прибирання

Зміст:

  • Документи: зберігати або розібратися
  • Навчальні матеріали
  • Гарантійні талони
  • Вітальні листівки

Де більше паперів — у вас вдома або в офісі? Клієнти Марі Кондо, автора популярного методу наведення порядку і книги «Магічна прибирання», зазвичай викидають не менше двох 45-літрових мішків паперового сміття — коли вона приходить допомагати їм з прибиранням. Навряд чи в наших реаліях можливо викинути всі папери, як радить Марі, але раціональне зерно в її рекомендаціях все ж є.

У кожному будинку є кілька місць, де паперу схильні накопичуватись, як снігові замети. Мова йде, наприклад, про полиці для листів, яка переповнена конвертами; про шкільних оголошеннях, прикріплених на холодильник; про що лежить біля телефону запрошення на зустріч однокласників, на яку ви не пішли; про газетах, які скупчилися на вашому столі за останні кілька днів.

Вкрай важко впоратися з таким величезним обсягом папери, але час від часу мені трапляються дивовижні клієнти, від чиїх навичок поводження з документами у мене захоплює дух. Коли я питаю: «Як ви ухитряетесь розбиратися зі своїми паперами?» — вони дають мені дуже докладні пояснення.

«Документи, пов’язані з дітьми, відправляються в ту папку. А ця папка — сховище для моїх кулінарних рецептів. Журнальні вирізки кладу сюди, інструкції до електроприладів — в цю коробку…» Вони класифікують свої папери настільки докладно, що я часом втрачаю нитку міркувань вже на середині пояснення.

Мій основний принцип сортування документів — викинути їх все. Мої клієнти втрачають дар мови, коли я це кажу, але немає нічого більш подразнюючої, ніж папери. Зрештою, радості від них ніякої, як би ретельно ви їх не зберігали. З цієї причини я рекомендую викидати все, що не підпадає під три категорії: використовувані в дійсні час, необхідні протягом обмеженого періоду часу і ті, які необхідно зберігати необмежено довго.

Термін «документи», між іншим, не включає паперові документи, які мають сентиментальної цінністю, наприклад старі любовні листи або щоденники. Обмежте себе спочатку розбором паперів, які не приносять вам радість, і закінчите цю роботу одним широким рухом. Листи від друзів та коханих можуть бути залишені на той час, коли ви почнете розбиратися з предметами, що мають сентиментальну цінність.

До змісту

Документи: зберігати або розібратися

Мій документальний метод вкрай простий. Я поділяю їх всі на дві категорії: документи, які потрібно зберігати, та документи, з якими потрібно розбиратися. Листи, що потребують відповіді, анкети, потребують заповнення, газета, яку ви маєте намір прочитати, — відведіть спеціальний куточок для паперів, з якими необхідно розібратися.

Подбайте про те, щоб всі подібні документи зберігалися тільки в одному місці. Не дозволяйте їм поширюватися по інших приміщень. Я рекомендую користуватися вертикальним органайзером, в якому документи можуть зберігатися стоячи, і відвести для цього органайзера особливе місце. Всі папери, що вимагають уваги, можна розмістити в ньому, не розділяючи їх.

Не забувайте, що контейнер під грифом «вимагає уваги» повинен бути порожнім. Якщо в ньому є документи, ви повинні розуміти, що у вас в житті є незроблені справи, які потребують вашої уваги. Хоча мені ніколи не вдавалося повністю спустошити цей контейнер, це мета, до якої нам усім слід прагнути.

Що стосується документів, які необхідно зберігати, я подразделяю їх відповідно частоті використання. У категорію нечасто використовуваних входять поліси страхування, гарантійні талони та ліцензії. На жаль, їх необхідно зберігати автоматично, не беручи до уваги той факт, що вони не викликають ніякої радості. Оскільки вам практично ніколи не доведеться користуватися документами з цієї категорії, я рекомендую скласти їх усі в одну-єдину звичайну прозору пластикову папку, не піклуючись про їх подальшої класифікації.

До змісту

Навчальні матеріали

Люди, які люблять навчатися, відвідують семінари чи курси з різних предметів, наприклад ароматерапії, логічного мислення або маркетингу. Для учасників семінарів матеріали, поширювані лектором, схоже почесної медалі, тому з ними важко розлучитися. Але коли я опиняюся будинку у таких палких учнів, я виявляю, що ці матеріали узурпують значну частину простору. Найбільша колекція семінарських матеріалів, з якою я стикалася, склала 190 файлових папок.

Однією з моїх клієнток була жінка трохи за тридцять, вона працювала в рекламній компанії. Варто увійти в її кімнату, як мені здалося, що я перебуваю в офісі. Мені впали в очі ряди папок з акуратно віддрукованими заголовками. «Все це — матеріали з семінарів, які я відвідувала», — сказала вона мені.

Люди часто запевняють: «Я хочу коли-небудь заново перечитати ці матеріали», — але більшість ніколи цього не роблять. Більш того, у більшості з них вдома зберігаються матеріали безлічі семінарів на одні й ті ж або близькі теми. Чому? Тому що узнанное на семінарах не затрималося в голові. Але якщо зміст таких курсів не застосовується на практиці, вони не мають сенсу.

Чому люди йдуть на суттєві витрати, оплачуючи такі курси, коли можуть прочитати ту ж інформацію в книзі або ще де-небудь? Тому що вони хочуть відчути ентузіазм викладача і особливу навчальну атмосферу. Таким чином, істинний матеріал — це сам семінар або подібне подія, і засвоювати його слід наживо.

До змісту

Гарантійні талони

Будь то телевізор або цифрова камера, всі електричні прилади випускаються з гарантією. Це найбільш стандартна категорія документів в будь-якому будинку, причому така, яку майже всі складають і зберігають.

Більшість людей зберігають в одній і тій же папці не лише гарантійний талон, але і інструкцію по застосуванню. Перш за все почнемо з того, що викинемо всі ці інструкції. Погляньте на них. Ви коли-небудь ними користувалися?

На даний момент всі мої клієнти викинули більшість своїх інструкцій із застосування, включаючи інструкції для комп’ютерів і камер, і ніхто з них не стикався з-за цього ні з якими проблемами. Якщо проблема все ж таки виникає, люди, як правило, можуть дозволити її самостійно, трохи повозившись з пристроєм, а рішення для всього, з чим вони не можуть розібратися самі, легко знайти в Інтернеті або в місці придбання товару.

Повернемося до гарантійних талонах. Метод збереження, який я рекомендую, — вкласти їх все в одну-єдину прозору папку, не подразделяя на категорії. Гарантійні талони використовуються в кращому випадку раз на рік, а то і зовсім ніколи. Який сенс ретельно сортувати і розділяти їх, коли такі малі шанси, що вони взагалі потрібні? Крім того, якщо при пошуку одного з них вам доведеться перебирати всю папку, це стане прекрасною можливістю виявити ті талони, по яких закінчився термін гарантії.

До змісту

Вітальні листівки

В Японії прийнято посилати новорічні листівки, щоб передати новорічні вітання (у багатьох таких листівок на звороті є лотерейні номери). Це означає, що кожна листівка виконала своє призначення в той момент, коли одержувач закінчив її читати. Як тільки ви перевірили, не виграли що-небудь лотерейні номери на ваших листівках, ви можете викинути ці листівки з почуттям вдячності за те, що вони передали вам знак участі й уваги відправника.

Якщо ви зберігаєте листівки заради адреси відправника, щоб привітати його наступного року, тоді зберігайте їх лише протягом одного року. Викидайте їх, якщо їм два роки або більше, за винятком тих, які наповнюють радістю ваше серце.

 

 

Related posts

 
 

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

http://poradumo.com.ua/288088-navodimo-poryadok-paperi-i-dokumenti-v/