Робота з документами у програмі «Ворд» часто передбачає складання списків за алфавітом. Так, студентам необхідно оформляти списки літератури, керівників або їх секретарям – списки співробітників. Звичайно ж, для зручності роботи потрібно знати, як зробити в «Ворді» список за алфавітом автоматично. Це досить просто. У цій статті описано, як складати прості та нумеровані списки, за основу яких взято поділ тексту на абзаци.
Підготовка
Перед тим як зробити в «Ворді» список за алфавітом, матеріали (позиції майбутнього списку) потрібно підготувати. Вони повинні задовольняти простому вимогу: кожна позиція повинна бути відокремлена від іншої знаком абзацу. На цьому етапі ваші матеріали вже будуть представляти собою список, однак він буде позбавлений структури.
Поширеною помилкою при складанні списків є простановка зайвих абзаців. Наприклад, якщо кожна позиція являє собою не один рядок, а абзац складної структури (скажімо, бібліографічний опис та анотація), легко пропустити зайвий знак абзацу, що відокремлює вихідні дані книги від її опису. Ця помилка чревата тим, що програма прочитає ці дві частини як незалежні, зробить з них різні позиції, відповідно, розподілить у списку за алфавітом далеко один від одного.
Друга поширена помилка – відсутність знаку абзацу на кордонах позицій. Замість нього може стояти інший знак (наприклад, пропуск). Так часто трапляється, коли абзац займає рядок, а перенесення на нову здійснюється автоматично, а не примусово, тобто натисканням клавіші Enter. У цьому випадку “Ворд” не розділить елементи списку і, відповідно, відсортує “зліплені” елементи по першому з них.
Тому, перед тим як складати список літератури за алфавітом у «Ворді», увімкніть режим показу недрукованих символів і переконайтеся, що, по-перше, кожна майбутня позиція відокремлена від наступної знаком абзацу, по-друге, всередині кожного абзацу не міститься зайвих поділок.
Сортування за алфавітом
Щоб відсортувати отриманий список за алфавітом, виділіть його та на вкладці «Головна» в закладці «Абзац» знайдіть кнопку «Сортування».
У вікні, В лівому полі виберіть опцію «Абзац», а у правому («Тип») – опцію «Текст».
Таким чином, критерієм відділення одного фрагмента від іншого для програми буде абзац (його «Ворд» буде приймати за одиницю списку), а сортування буде відбуватися не за датою і не за числами, а по буквах.
Зверніть увагу, що «Ворд» дозволяє сортувати за спаданням і за зростанням: досить зробити відповідний вибір.
Після натискання кнопки ОК, ваш список буде відсортований за алфавітом.
Поширена помилка при створенні нумерованого списку
Студенти і автори інших кваліфікаційних робіт часто цікавляться тим, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, містить також і нумерацію. Це досить просто, якщо не допустити жодної помилки, яка чомусь є досить поширеною.
Справа в тому, що програма вміє сортувати по буквах, і за числами, тому нерідко можна бачити, як автор роботи вручну нумерує список, а потім намагається його відформатувати. Це хибний шлях.
Створення нумерованого списку за алфавітом
Для того, щоб список був відсортований за алфавітом і при цьому залишався нумерованим, його потрібно оформити як нумерований.
Для цього виділіть списку і натисніть на вкладці «Головна» кнопку «Нумерація». Кожному з абзаців буде присвоєно відповідний номер. Нумерований список за алфавітом у «Ворді» створюється за тим же алгоритмом, що і ненумерований. При сортуванні нумерація автоматично змінюється (оновлюється).
Продожение списку
Важливо знати не тільки те, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, але і те, як його продовжити.
Якщо базу матеріалів потрібно доповнити однією або багатьма позиціями, не обов’язково шукати для них відповідне місце, достатньо вписати їх як окремі абзаци, потім виділити весь список і знову відсортувати – новим елементам списку програмою будуть знайдені відповідні місця, а нумерація знову оновиться.
Особливості форматування
Іноді виникають труднощі з тим, що список за алфавітом у «Ворді 2010» (як і в більш ранніх версіях) при включенні в неї нових позицій не відбувається автоматично. Найпоширеніша проблема в тому, що програма не нумерує додані елементи і при оновленні сортування виносить їх за межі загального списку.
Щоб уникнути цього, необхідно не просто дописати нові абзаци в кінці списку, але і включити в загальну нумерацію. «Ворд» – досить примхлива додаток, тому на цьому етапі трапляється, що вставлені елементи нумеруються, однак їх форматування відрізняється від всіх інших позицій. Тому включати в загальну нумерацію нові елементи краще за допомогою кнопки «Формат за зразком», що знаходиться зліва на вкладці «Головна».
Поставте курсор на нумерованную частину списку, виділіть повністю один з абзаців, включаючи кінцевий недрукований символ, двічі клацніть по кнопці «Формат за зразком», а потім виділіть нові абзаци списку. Вони будуть включені в загальний список.
Тепер можна виділяти весь список і заново сортувати його.
Як це часто буває, розповідь про те, як у «Ворді» розставити за алфавітом список, набагато складніше і довше самої процедури. Достатньо кілька разів пройти всі етапи від початку і до кінця, і сортування списку не буде представляти ніяких складнощів.
